Das Wichtigste in Kürze
- Bei Rechnungen über 250 € gelten die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 UStG – fehlt etwas Wesentliches, kann das zu Rückfragen und Problemen führen
- Rechnungsnummern müssen nachvollziehbar, einmalig und systematisch vergeben werden
- Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und sollten auf der Rechnung klar auf § 19 UStG hinweisen
- Rechnungen unter 250 € gelten als Kleinbetragsrechnungen – hier gelten vereinfachte Regeln
- Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen 10 Jahre archiviert werden
- Seit 2025 gilt für B2B-Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) – ein einfaches PDF reicht dann nicht mehr
10
Vollständige Pflichtangaben gelten für Rechnungen über 250 €
250 €
Grenze für Kleinbetragsrechnungen – darunter gelten vereinfachte Anforderungen
10 Jahre
gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen
Neu ab 2025: E-Rechnung für B2B-Geschäfte
Wer Rechnungen an deutsche Unternehmen stellt, muss seit 2025 auf strukturierte E-Rechnungen umstellen – ein normales PDF reicht nicht mehr. PDF oder E-Rechnung?
Grundlagen
Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist
Eine Rechnung ist mehr als ein Zahlungsauftrag. Sie ist ein steuerrechtliches Dokument – und wenn sie nicht stimmt, kann das gleich mehrere Probleme auslösen: Ihr Kunde kann keine Vorsteuer abziehen, das Finanzamt erkennt die Rechnung nicht an, oder die Zahlung verzögert sich durch Rückfragen und Korrekturen.
Gerade für Gründer ist das oft neu: Selbst wenn Leistung und Preis stimmen, muss die Rechnung formal korrekt sein. Formfehler können im Einzelfall dazu führen, dass Rechnungen korrigiert werden müssen oder steuerliche Rückfragen entstehen.
Achtung für Gründer: Wer Umsatzsteuer zu Unrecht in einer Rechnung ausweist, schuldet diesen Betrag grundsätzlich auch gegenüber dem Finanzamt – selbst dann, wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Rechnungen sollten deshalb vor dem Versand sorgfältig kontrolliert werden.
Pflichtangaben
Die 10 Pflichtangaben laut § 14 UStG
Für Rechnungen über 250 € gelten die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Bei Kleinbetragsrechnungen unterhalb dieser Grenze gelten vereinfachte Anforderungen. Weiter unten sehen Sie sie direkt am Beispiel einer Musterrechnung.
| # | Pflichtangabe | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name & Adresse des Leistenden | Ihr Name (oder Firmenname) und Ihre vollständige Anschrift |
| 2 | Vollständiger Name & Adresse des Empfängers | Name und Anschrift Ihres Kunden – möglichst korrekt und vollständig entsprechend der vorliegenden Kundendaten |
| 3 | Steuernummer oder USt-ID | Ihre beim Finanzamt vergebene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| 4 | Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen (nicht zwingend das Leistungsdatum) |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig und nachvollziehbar vergeben – zum Beispiel RE-2026-001, RE-2026-002 … |
| 6 | Art und Menge der Leistung | Was genau haben Sie geliefert oder geleistet? So konkret wie möglich beschreiben |
| 7 | Zeitpunkt der Leistung | Wann wurde die Leistung erbracht oder die Ware geliefert? (z. B. „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“) |
| 8 | Nettobetrag (Entgelt) | Der Betrag vor Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersatz |
| 9 | Steuersatz und Steuerbetrag | Anzuwendender Steuersatz und der konkret ausgewiesene Steuerbetrag |
| 10 | Gesamtbetrag (Brutto) | Netto + Umsatzsteuer = Rechnungsendbetrag, den der Kunde zahlt |
Tipp für Kleinunternehmer: Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen sollte auf der Rechnung ein klarer Hinweis auf die Anwendung des § 19 UStG stehen, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Musterrechnung
So sieht eine korrekte Rechnung aus
Theorie ist gut – ein konkretes Beispiel ist besser. Hier sehen Sie eine Musterrechnung mit allen Pflichtangaben, markiert nach den nummerierten Feldern aus der Tabelle oben.
Max Weber Freelance Webentwickler · 1 Musterstraße 12, 10115 Berlin
RECHNUNG 5 Nr. RE-2026-014
Von
Max Weber
Musterstraße 12
10115 Berlin
3 Steuernr.: 14/234/56789
Musterstraße 12
10115 Berlin
3 Steuernr.: 14/234/56789
2 An
Beispiel GmbH
z. Hd. Einkauf
Hauptstraße 88
20095 Hamburg
z. Hd. Einkauf
Hauptstraße 88
20095 Hamburg
| 6 Leistungsbeschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Technische Einrichtung einer WordPress-Website | 8 Stunden | 100,00 € | 800,00 € |
8 Nettobetrag
800,00 €
9 zzgl. 19 % USt.
152,00 €
10 Rechnungsbetrag
952,00 €
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 29. Mai 2026 auf folgendes Konto: IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90 · BIC BELADEBEXXX · Max Weber
1
Name & Adresse (Sie)Vollständig, wie beim Finanzamt registriert
2
Name & Adresse (Kunde)Möglichst genau entsprechend den vorliegenden Kundendaten
3
SteuernummerOder alternativ die Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.)
4
AusstellungsdatumNicht das Leistungsdatum – das ist Feld ⑦
5
Fortlaufende NummerEinmalig und systematisch vergeben – niemals doppelt verwenden
6
LeistungsbeschreibungKonkret und nachvollziehbar – nicht nur pauschale Begriffe wie „Beratung“
7
LeistungszeitraumWann wurde die Arbeit erbracht?
8
NettobetragBetrag vor Steuer, je Steuersatz aufgeschlüsselt
9
Steuersatz & -betragKonkret ausgewiesen in Prozent und Euro
10
BruttobetragDer Endbetrag, den der Kunde tatsächlich zahlt
Fehler vermeiden
Die häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden
Gründer machen bei Rechnungen immer wieder dieselben Fehler. Hier sind die fünf häufigsten – damit Ihnen das nicht passiert.
Fehler 1: Lücken in der Rechnungsnummer Rechnungsnummern sollten nachvollziehbar und systematisch vergeben werden. Unklare oder nachträglich entfernte Nummern können bei einer Prüfung Fragen aufwerfen. Fehlerhafte oder stornierte Rechnungen sollten dokumentiert und archiviert werden – nicht einfach gelöscht.
Fehler 2: Zu vage Leistungsbeschreibung Pauschale Angaben wie „Beratung“, „Dienstleistung“ oder „Arbeit im März“ sind oft zu ungenau. Die Leistung muss eindeutig identifizierbar sein – Projektname, Zeitraum, Umfang. Das schützt auch Sie, falls ein Kunde die Leistung später bestreitet.
Fehler 3: Kein Leistungsdatum Das Leistungsdatum (wann wurde die Arbeit erbracht?) ist ein eigenes Pflichtfeld – es ist nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum. Ein einfacher Hinweis wie „Leistungszeitraum: 01.–15.03.2026“ reicht völlig aus.
Fehler 4: Falscher Hinweis bei Kleinunternehmerregelung Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen – auch nicht versehentlich mit „0 % USt.“. Stattdessen muss der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf die Rechnung. Fehlt dieser Hinweis, kann das zu Rückfragen und Korrekturbedarf führen.
Fehler 5: Rechnung nicht archiviert Rechnungen – ausgehende wie eingehende – müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Wichtig ist eine geordnete und unveränderbare Archivierung. Rechnungen sollten so gespeichert werden, dass sie später vollständig und nachvollziehbar verfügbar sind.
E-Rechnung
Welcher Rechnungstyp ist Pflicht? PDF, E-Rechnung & Co.
Nicht jede Rechnung ist gleich. Ob ein einfaches PDF ausreicht oder ein strukturiertes elektronisches Format erforderlich ist, hängt davon ab, an wen Sie die Rechnung stellen.
| Situation | Erlaubtes Format | Hinweis |
|---|---|---|
| B2C – an Privatpersonen | PDF, Papier, Word | Kein E-Rechnung-Format erforderlich |
| B2B – an ausländische Unternehmen | PDF, Papier | Ggf. länderspezifische Anforderungen beachten |
| B2B – an deutsche Unternehmen | E-Rechnung Pflicht (XRechnung / ZUGFeRD) | Seit 1. Januar 2025 verpflichtend für den Empfang; Ausstellungspflicht gestaffelt |
| B2G – an öffentliche Auftraggeber | XRechnung Pflicht | Gilt seit 2020 für Bundesbehörden, viele Länder und Kommunen |
| Kleinbetragsrechnung unter 250 € | Vereinfachtes Format | Weniger Pflichtangaben, auch für B2B |
E-Rechnung ab 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen wird gestaffelt eingeführt: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, kleinere Unternehmen ab 2028. Wichtig: Ein normales PDF gilt dabei nicht mehr als E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist kein gescanntes Dokument und kein normales PDF – sie enthält einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML). Die gängigsten Formate in Deutschland sind:
XML
XRechnungRein strukturiertes XML-Format – kein visuelles Layout. Standard für Rechnungen an Behörden und oft im B2B-Bereich.
PDF
ZUGFeRDHybrid-Format: normales PDF mit eingebettetem XML. Für den Menschen lesbar und maschinenverarbeitbar – praktisch für den Übergang.
Was das für Sie bedeutet: Stellen Sie Rechnungen nur an Privatpersonen? Dann reicht weiterhin ein PDF. Haben Sie auch deutsche Geschäftskunden? Dann sollten Sie frühzeitig auf ein Tool umsteigen, das XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt – z. B. Lexoffice, sevDesk oder Papierkram.
Schritt für Schritt
Schritt für Schritt: Ihre erste Rechnung
Sie schreiben Ihre erste Rechnung? Hier ist der komplette Ablauf – von der Vorbereitung bis zur Ablage.
- Vorlage oder Tool wählen: Word- oder Excel-Vorlagen können für den Start funktionieren, sind aber vergleichsweise fehleranfällig. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme prüfen Pflichtfelder automatisch und unterstützen bei der systematischen Nummernvergabe.
- Alle Pflichtfelder ausfüllen: Gehen Sie die 10 Punkte aus der Tabelle oben durch. Besonders wichtig: Steuernummer nicht vergessen, Leistungsdatum separat vom Rechnungsdatum eintragen.
- Rechnungsnummer vergeben: Legen Sie ein festes Schema fest und verwenden Sie es konsequent. Empfehlung: RE-JJJJ-NNN (z.B. RE-2026-001). Führen Sie eine einfache Liste – auch stornierte oder übersprungene Nummern sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Zahlungsziel klar benennen: Vermeiden Sie unklare Formulierungen wie „zahlbar sofort“ ohne konkretes Datum. Formulieren Sie konkret: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum].“ Üblich sind klare Zahlungsziele mit konkretem Datum. Welche Frist sinnvoll ist, hängt vom Kunden und vom Geschäftsmodell ab.
- Als PDF versenden und archivieren: Senden Sie die Rechnung als nicht bearbeitbares PDF per E-Mail. Legen Sie gleichzeitig eine Kopie ab – zum Beispiel in einer sauberen Ordnerstruktur nach Jahr und Monat oder direkt im Buchhaltungssystem.
- Zahlungseingang überwachen: Prüfen Sie offene Rechnungen regelmäßig. Bleibt eine Zahlung nach Fälligkeit aus, ist eine zeitnahe und freundliche Zahlungserinnerung sinnvoll.
Tools
Welche Tools helfen Ihnen beim Rechnungen schreiben?
Gerade am Anfang arbeiten viele Selbstständige mit Word- oder Excel-Vorlagen. Das kann funktionieren, ist aber fehleranfälliger, kostet mehr Zeit und bietet oft keine gute Übersicht über offene Posten. Hier ein kurzer Vergleich gängiger Optionen:
| Tool | Preis/Monat | Für wen geeignet | E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Word / Excel | 0 € (wenn vorhanden) | Gelegentliche Rechnungen, wenig Kunden – aber fehleranfällig | ✗ Nein |
| Lexoffice | ab 7,90 € | Sehr verbreitete Lösung für Selbstständige; DATEV-kompatibel | ✓ Ja (ZUGFeRD & XRechnung) |
| sevDesk | ab 8,90 € | Buchhaltung + Rechnungen; gut für wachsende Unternehmen | ✓ Ja (ZUGFeRD & XRechnung) |
| Papierkram | ab 5,90 € | Günstig, einfach, ideal für Freelancer und Kleinunternehmer | ✓ Ja (ZUGFeRD) |
| Sorted PRO | ab 9,99 € | Besonders nutzerfreundlich; gut für mobile Nutzung | ✓ Ja |
| Finom / Qonto | ab 0 € (Konto inklusive) | Je nach Anbieter mit Rechnungsfunktion oder Anbindung an weitere Tools | Abhängig vom Plan |
Empfehlung für Gründer: Ein digitales Geschäftskonto mit Rechnungsfunktion kann Prozesse vereinfachen. Haben Sie auch deutsche Geschäftskunden, sollten Sie darauf achten, dass das gewählte Tool E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) unterstützt – das ist ab 2027 bzw. 2028 Pflicht.
Checkliste
Checkliste: Vor dem Absenden prüfen
Bevor Sie auf „Senden“ drücken, lohnt sich ein kurzer Check. Haben Sie alles?
Rechnungs-Checkliste für Selbstständige
Hinweis: Dieser Artikel fasst die wichtigsten Grundlagen zusammen und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei komplexeren Fällen – z. B. Auslandsrechnungen, Reverse Charge oder Gutschriften – ist eine kurze Rücksprache mit einer Steuerberatung sinnvoll.
FAQ
Häufige Fragen zum Rechnung schreiben für Selbstständige
Welche Pflichtangaben müssen auf einer Rechnung stehen?
Zu den zentralen Pflichtangaben gehören unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum sowie Beträge und gegebenenfalls Umsatzsteuerangaben.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine andere Rechnung?
Ja, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen sollte die Rechnung einen klaren Hinweis auf § 19 UStG enthalten.
Wie vergebe ich Rechnungsnummern richtig?
Rechnungsnummern sollten fortlaufend, eindeutig und nachvollziehbar vergeben werden. Wichtig ist vor allem, dass keine doppelten Nummern entstehen und das System konsistent bleibt.
Reicht eine PDF-Rechnung aus oder brauche ich eine E-Rechnung?
Das hängt vom Empfänger und vom konkreten Anwendungsfall ab. In vielen Fällen ist eine PDF weiterhin üblich, bei bestimmten B2B-Konstellationen oder öffentlichen Auftraggebern können aber strukturierte E-Rechnungen relevant werden.
Was passiert, wenn auf der Rechnung Angaben fehlen?
Fehlende oder fehlerhafte Angaben können zu Rückfragen, verzögerten Zahlungen oder steuerlichen Problemen führen. Deshalb sollte jede Rechnung vor dem Versand kurz auf Vollständigkeit geprüft werden.
Wie lange sollte ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen sollten entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Eine geordnete digitale Ablage erleichtert das später deutlich.
Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge im Blick behalten
Je nach Anbieter lassen sich Rechnungen direkt im Geschäftskonto erstellen oder mit bestehenden Prozessen verknüpfen. Das kann den Abgleich offener Posten erleichtern.
Konten vergleichen → 5 Finanzfehler vermeiden →
