Die 10 wichtigsten Finanz-Tipps für Selbstständige und Freiberufler

Das Leben als Selbstständiger oder Freiberufler ist anstrengender, als die meisten Menschen denken. Anstatt sich den ganzen Tag frei einteilen zu können, hetzt man von Termin zu Termin, muss sich um Personal, Aufträge, Kunden und Lieferanten kümmern. Letztlich dreht sich der Tag als Selbstständiger oft nur um das eine: Die Finanzen. Buchhaltung oder Steuererklärung sind wichtiger für Freiberufler, als für jeden Angestellten. Egal, ob Anfänger-Unternehmer oder Alter Hase – die wichtigsten 10 Finanz-Tipps finden sie in unserem Artikel.

Tipp 1: Plane nicht nur das Business – sondern auch die Finanzen

Viele Unternehmer legen viel Wert auf ihren Business-Plan: Auch die Finanzplanung ist hier beinhaltet. Doch die meisten sehen ihre Planung nur als groben Umriss und sobald der Geschäftsalltag eintrifft, sind Planungen vergessen und man lässt sich von der Hektik treiben. Dabei ist der Finanzplan im Businessplan größtenteils von Steuerberater oder Bank genehmigt worden – das heißt, Menschen, die sich damit auskennen, haben ihn für gut befunden. Und auch wenn die Versuchungen für den neuen Laptop oder Büroausstattung groß sind, sollte man sich dennoch an seinen Finanzplan halten. Dieser sollte außerdem auch einen Plan B enthalten – wenn eine Finanzierung durchfällt, kann eine vorher geplante Alternative das Unternehmen über schwere Tage retten.

Tipp 2: Sonderkonditionen nutzen (oder auch nicht)

Viele Banken und Unternehmen bieten Selbstständigen oder Freiberuflern besondere Konditionen an. Zum Beispiel für den neuen Firmenwagen oder einen Kredit für Selbstständige. Mehrheitlich sind diese Angebote speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmern zugeschnitten. Ebenso profitiert man von der Beratung von erfahrenen Menschen, die sich täglich mit den Fragen rund um Selbstständigkeit auseinandersetzen. Meist kann man bei Sonderkonditionen zudem bares Geld sparen – doch nicht alle Angebote sollten vorbehaltlos für gut befunden werden. Ein gutes Angebot kann immer individuell zugeschnitten werden und womöglich benötigt man den speziell ausgewiesenen Geschäftswagen doch nicht wirklich. Wie bei allen Sonderaktionen gilt: Immer prüfen, ob es auch wirklich zu den eigenen Bedürfnissen passt – erst dann kann man sich über eine sinnvolle Investition und Geldeinsparungen freuen.

Tipp 3: Führe ein Geschäftskonto

Besonders am Anfang der Unternehmung ist man versucht, das private Girokonto auch für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Ein eigenes Konto erscheint erst einmal überflüssig – leider erweist sich dies über längere Zeit als großer Fehler: Spätestens bei der ersten Steuererklärung müssen die privaten und geschäftlichen Ausgaben mühsam getrennt werden. Nachweise, z. B. wie ein Firmenkredit genutzt wurde, müssen vorgelegt und Betriebsausgaben nachgewiesen werden. Viele Banken sehen es auch gar nicht gerne, wenn Privatkonten für Geschäftstransaktionen genutzt werden – im Ernstfall droht hier sogar die Kündigung des Girokontos.

Ein weiterer, großer Vorteil eines geschäftlichen Kontos ist die Sicherheit für Geschäftspartner. Wer seine Geschäftsbeziehungen erst einmal etabliert hat, ist froh, wenn Dinge wie die Bankverbindung bestehen bleiben kann. Eine spätere Änderung des Kontos hat weitreichende Konsequenzen: Geschäftspartner und Kunden müssen informiert werden, Visitenkarten, Webseite oder Briefköpfe geändert werden und im Zweifelsfall führt man für eine gewisse Zeit zwei Konten, um Zahlungen zu gewährleisten.

Deshalb gilt: Ein Geschäftskonto eröffnet man am besten zu Anfang einer jeden Unternehmung.

Doch auch gestandene Unternehmen sollten sich über einen Wechsel informieren. Außerdem können die Kosten für ein Geschäftsgirokonto komplett von der Steuer abgesetzt werden. Wer sich etwas Zeit für einen Geschäftskonto Vergleich nimmt, findet womöglich auch ein komplett kostenloses Geschäftskonto für Selbstständige.

Tipp 5: Rücklagen bilden

Wer nicht schon damit angefangen hat, sollte sich sputen: Rücklagen bilden sozusagen die Wirbelsäule eines Unternehmens. Auch Freiberufler, die in der Regel nur wenige Forderungen von Lieferanten oder Personalkosten zu schultern haben, sollten einen gewissen Betrag als Rücklage zur Seite legen. Besonders in der Anfangsphase kann schnell etwas schiefgehen: Eine Lieferung kommt zu spät, der PC geht kaputt oder das Auto streikt. All das kann im Ernstfall zum Verlust von Aufträgen und damit Einnahmen führen. Ohne Rücklage steht die Pleite dann schneller vor der Tür, als einem lieb ist. Als Rücklage eignet sich jede kurzfristige Anlage, z. B. Firmentagesgeld oder ein separates Girokonto für Selbstständige und Freiberufler. Von langfristigen oder spekulativen Anlagen sollte man die Finger lassen.

Tipp 6: Liquide bleiben

Ohne ein wenig Finanzmathematik geht es bei den meisten Unternehmen nicht: Neben einer guten Planung sollte die Liquidität einen hohen Stellenwert einnehmen. So manches Unternehmen musste nicht wegen schlechter Auftragslage, sondern einem Liquiditätsengpass Insolvenz anmelden. Neben der Liquidität für kurzfristige Forderungen ist der Liquiditätsgrad 2. Grades am wichtigsten. Die Formel dazu lautet:

(Barmittel + kurzfristige Forderungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten * 100

Mit flüssigen Mitteln (z. B. auf dem Geschäftskonto) von 1.000 €, kurzfristigen Zahlungen von Kunden, die bald eintrudeln sollten, von 5.000 € und 4.000 €, die man selbst noch zahlen muss, ergäbe sich ein Liquiditätsgrad von 150 %. Dies ist ein guter Liquiditätsgrad – fällt er unter 110 %, sollte man die flüssigen Mittel erhöhen.

Wer denkt, eine solch simple Rechnung hilft nicht viel weiter, sollte immer beachten, dass schon einige Unternehmen pleitegingen, weil sie ihre Rechnungen nicht mehr zahlen konnten, obwohl in den nächsten Monaten mehr als genug Geld in die Kassen gekommen wäre. Unterscheiden Sie immer zwischen kurz- und langfristigen Verbindlichkeiten und behalten Sie die liquiden Mittel im Auge.

Tipp 7: Auch ans Alter denken

Gerade Jung-Unternehmer verzichten nur allzu gerne auf die regelmäßige Zahlung in die Rentenkassen. Da Selbstständige und Freiberufler nur selten einer Pflichtversicherung unterliegen (z. B. Hebammen), entscheidet sich ein großer Teil zum Austritt aus der Rentenversicherung. Das Alter erscheint noch weit weg und die monatlichen Zahlungen einfach zu hoch. Trotzdem sollte man auch in jungen Jahren einen kleinen Baustein zur Altersvorsorge in Angriff nehmen. Die kann ein freiwilliger Beitritt in die Rentenversicherung sein:

In den ersten fünf Jahren der Selbstständigkeit kann nämlich jeder in die Pflichtversicherung eintreten.

Dann ist man allerdings für die gesamte Dauer des Selbstständigkeit daran gebunden.

Wer sich gesetzlich rentenversichert kann auch von staatlichen Zuschüssen wie der Riester-Rente profitieren. Für alle anderen kommt die weniger bekannte Rürup-Rente an: Die Höhe des zu zahlenden Beitrags kann selbst festgelegt werden und die gesparten Beiträge außerdem als Sonderausgabe abgezogen werden. Die Rürup-Rente ist zudem im Falle einer Insolvenz vor Pfändung geschützt und auch die ARGE hat im Falle von Erwerbslosigkeit keinen Zugriff darauf.

Tipp 8: Immer den Überblick behalten

Steuergesetze und Buchhaltung sind sicherlich nicht die spannendsten Themen in der Selbstständigkeit. Dies erklärt auch den häufigsten Grund für finanzielle Probleme: Das Finanzamt. Als Selbstständiger muss man sich, auch mit Steuerberater, zwangsläufig mit seiner Buchhaltung auseinandersetzen.

Ein- und Ausgaben sollten immer im Auge behalten werden. Am einfachsten geht das mit einem separaten Geschäftskonto. So können auch Kostentreiber schnell identifiziert werden, was bares Geld spart. Belege und Rechnungen sollten ordentlich abgeheftet werden. Heute gibt es genug Software, die das Ordnen einfach macht. Auch das Smartphone hilft dabei: Die Rechnung einfach fotografieren und in die Cloud hochladen – so geht nichts mehr verloren und bei der nächsten Steuererklärung hat man schnell alles zur Hand. Informieren Sie sich außerdem über gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Das Finanzamt kann 10 Jahre alte Belege fordern. Mit einem guten Ordnungssystem sollte das dann kein Problem darstellen.

Tipp 9: Rechnen Sie mit dem Finanzamt

Als Selbstständiger ist es womöglich eine Umstellung, dass man von seinen Einnahmen noch so einiges bezahlen muss, bis man beim Netto-Lohn angelangt ist. Behalten Sie besonders die Steuerzahlungen im Blick: Diese zahlt man am besten monatlich. Das bedeutet zwar meist ein etwas höherer Aufwand, verhindert aber, dass man einen großen Batzen Geld auf einmal loswird. Das Finanzamt ist auch bei anderen Zahlungen nicht sehr geduldig. Umsatzsteuervoranmeldungen oder Gewerbesteuer unterliegen Fristen und Regelungen. Legen Sie sich ein System zurecht, mit dem man alle Termine im Blick behält.

Tipp 10: Keine Angst vor Finanzierung oder Re-Finanzierung

Manchmal kann man den Einstieg in eine Branche nicht selbst schultern oder eine große Investition steht an. Viele Unternehmer scheuen sich, eine Finanzierung in Anspruch zu nehmen. „Ich möchte keine Schulden haben“ hört man öfter. Wer mit einer neuen Anschaffung aber den Umsatz signifikant erhöhen könnte, sich scheut, weil er nicht investieren möchte, macht einen Fehler. Besonders in Zins-niedrigen Zeiten ist ein Finanzierung eine vielversprechende Möglichkeit, sein Unternehmen auf- oder auszubauen. Auch das Factoring, eine Finanzierung, die oft von Mittelstands-Unternehmen genutzt wird, erlebt Neuerungen. Heute wird Factoring auch für Freiberufler oder Selbstständige angeboten. Mittels Factoring kann man ausstehende Rechnungen gewerblicher Kunden schnell zahlen, natürlich gegen Gebühr. Dafür sichert es die kurzfristige Liquidität und schafft Raum für Investitionen.